仕事で生成AIを使う人が増えています。
特に、議事録作成、資料の要約、メール文の作成、タスク整理のような「時間はかかるのに、毎日発生する作業」は、AIと相性が良い分野です。
ただし、AIは「使う」だけでは不十分です。
大事なのは、どう指示するかです。
この記事では、仕事でそのまま使いやすい作業効率化AIプロンプトを、用途別にまとめました。
コピペして使える形にしているので、まずは気になるものから試してみてください。
AIプロンプトとは？
AIプロンプトとは、AIに対して出す指示文のことです。
たとえば「この文章を要約してください」もプロンプトですが、それだけだと出力が曖昧になりやすいです。
AIを仕事で使うなら、目的・条件・出力形式まで明確に伝えるのが基本です。
たとえば次のように書くと、かなり精度が上がります。
- 何をしてほしいか
- どんな前提で処理してほしいか
- どの形式で出してほしいか
- どこを重視してほしいか
AIプロンプトを仕事で使うメリット
AIプロンプトをうまく使うと、次のような効果が期待できます。
- 定型作業の時間を減らせる
- 文章作成の初稿を早く作れる
- 長文を短時間で整理できる
- 頭の中のタスクを見える化できる
特に「ゼロから考えるのが重い作業」に強いのが、生成AIの大きな利点です。
1. 会議の議事録を作るAIプロンプト
会議後の議事録作成は、地味に時間がかかる作業です。
メモや文字起こしをそのままAIに渡し、構造化してもらうとかなり楽になります。
コピペ用プロンプト
以下の会議メモをもとに、ビジネス向けの議事録を作成してください。
【要件】
- 会議の目的
- 主な議題
- 決定事項
- 保留事項
- 次回までのアクション
- 担当者
- 期限
【出力形式】
- 見出し付き
- 箇条書き中心
- 日本語で簡潔に
- 曖昧な箇所は「要確認」と明記
【会議メモ】
（ここに貼り付け）
使い方のコツ
議事録では、ただ要約させるよりも、決定事項・担当者・期限を明示させる方が実務で使いやすくなります。
あとでそのまま共有しやすい形にするのがポイントです。
2. 長い資料を要約するAIプロンプト
社内資料、調査資料、議事メモ、提案書など、長文を読む場面は多いです。
全部を丁寧に読む前に、まずAIで要点をつかむと効率が上がります。
コピペ用プロンプト
以下の資料を要約してください。
【要件】
- 全体の要旨を最初に3行でまとめる
- 重要ポイントを箇条書きで整理する
- 結論を最後に1段落でまとめる
- 数字・期限・固有名詞は落とさない
- 専門用語は必要なら簡単に補足する
【出力形式】
- 3行要約
- 重要ポイント
- 結論
【資料本文】
（ここに貼り付け）
短く確認したいときの簡易版
以下の文章を、上司に30秒で口頭説明できるレベルまで短く要約してください。
重要な論点を3つに絞ってください。
3. ビジネスメールを作成するAIプロンプト
メールは毎日書くのに、丁寧さや言い回しで時間を取られがちです。
AIに下書きを作ってもらうだけでもかなり時短になります。
コピペ用プロンプト
以下の条件で、ビジネスメールの文面を作成してください。
【目的】
（例：打ち合わせ日程の調整、納期確認、お礼、謝罪、依頼）
【相手】
（例：取引先、社内上司、同僚、顧客）
【要件】
- 丁寧で自然な日本語
- 回りくどすぎず簡潔
- 件名も作成する
- 必要に応じて結びの一文も入れる
【伝えたい内容】
（ここに箇条書きで入力）
例
以下の条件で、取引先へのメールを作成してください。
【目的】
打ち合わせ日程の調整
【相手】
取引先担当者
【要件】
- 丁寧で自然な日本語
- 件名も作成
- 候補日を3つ提示
- 結びの一文を入れる
【伝えたい内容】
- 来週打ち合わせしたい
- 候補日は4/3、4/4、4/5
- オンライン希望
4. タスク整理をするAIプロンプト
やることが多すぎて手が止まるときは、まずAIに整理させるのが有効です。
頭の中の情報をそのまま投げて、優先順位を付けてもらう使い方です。
コピペ用プロンプト
以下のタスクを整理してください。
【要件】
- 緊急度
- 重要度
- 所要時間の目安
- 先にやるべき順番
- 後回しにしてよいもの
- 他人に依頼できそうなもの
【出力形式】
- 優先順位順の一覧
- 理由を一言ずつ添える
- 最後に「今日やるべき3つ」をまとめる
【タスク一覧】
（ここに貼り付け）
使いどころ
- 朝のタスク整理
- 週初めの業務整理
- 案件が重なったときの優先順位付け
5. 1日の時間配分を考えるAIプロンプト
時間管理がうまくいかないと、忙しいのに進まない状態になりやすいです。
AIにスケジュールのたたき台を作ってもらうと、かなり整理しやすくなります。
コピペ用プロンプト
以下の条件で、今日の作業スケジュールを作成してください。
【勤務時間】
（例：9:00〜18:00）
【固定予定】
（例：10:00定例会議、13:00来客対応）
【今日やること】
（ここに貼り付け）
【要件】
- 集中が必要な作業は前半に寄せる
- 似た作業はまとめる
- 休憩時間も入れる
- 無理のない計画にする
- 余白時間を少し残す
【出力形式】
時間帯ごとのスケジュール表
6. AIプロンプトの精度を上げる書き方
AIを仕事で使うなら、次の3点はかなり重要です。
1. 最初に目的を書く
悪い例
「要約して」
良い例
「上司向けに3分で説明できるよう要約して」
2. 出力形式を指定する
- 箇条書き
- 表形式
- 3行要約
- 件名＋本文
- 結論先出し
この指定だけで、かなり使いやすくなります。
3. 判断基準を入れる
- 重要度で並べる
- ビジネス向けに丁寧にする
- 初心者向けに簡単にする
- 数字や期日は落とさない
AIは曖昧な依頼より、条件付きの依頼の方が安定します。
7. AIに丸投げしない方がいい理由
便利とはいえ、AIの出力をそのまま使うのは危険です。
特に仕事では、次の点は必ず確認してください。
- 事実関係が合っているか
- 社内ルールや表現に合っているか
- 日付、固有名詞、数値に誤りがないか
- 伝える相手に合ったトーンか
AIは「下書きを速く作る道具」と考えると、使いどころを間違えにくいです。
まとめ
仕事で使えるAIプロンプトを用意しておくと、毎日の定型作業がかなり楽になります。
今回紹介した用途は、特に実務で使いやすい分野です。
- 会議の議事録作成
- 資料の要約
- ビジネスメールの下書き
- タスク整理
- 時間管理
まずは1つだけでもいいので、実際の業務で試してみてください。
AIは、使い方が具体的になるほど、仕事の役に立つツールになります。
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